- Non rispettare i tempi. L’errore più comune è sforare col tempo a disposizione. A quel punto ci sono due possibilità. Il moderatore è inesorabile e vi avverte due minuti prima della fine del tempo assegnato e voi siete si e no alla metà della relazione. E quindi vi agitate e perdete il filo. O il moderatore è un bonaccione e a quel punto rischiate di perdere di efficacia trascinando la relazione per troppo tempo. Rimedio: le relazioni si preparano e si provano. A meno che non siate il presidente del congresso. A quel punto finite qui la lettura di questo post. Non è scritto per voi.
- Leggete o andare a braccio. Sembra che un errore escluda l’altro. Non è così. Di regola se leggete annoiate e se andate a braccio vi scordate qualcosa o perdete (di nuovo) il filo. Rimedio: è un ragionevole compromesso scrivere una scaletta dettagliata e tenerla sott’occhio.
Esporre con un linguaggio ed un taglio che non tengono conto della composizione della platea. Mi è capitato più volte di ascoltare relazioni incomprensibili perchè il relatore assumeva che la platea avesse il suo stesso livello di competenza specialistica. Ma spesso non è così. Se un relatore è un radiologo, ad esempio, modulerà diversamente il suo intervento a seconda che parli a un congresso di radiologi, parli a degli specialisti interessati alle indicazioni e ai criteri di interpretazione degli esami radiologici o parli a dei politici interessati a capire un po’ meglio (sarebbe ora) il problema delle liste di attesa. Rimedio: chiedete bene agli organizzatori a chi è destinato il convegno e cosa ci si aspetta dal proprio contributo. E magari sottoporre la scaletta a qualcuno dei probabili partecipanti.- Usare slides fatte male. Il tema delle slides si presta a dotte disquisizioni. Miei personalissimi consigli. Non farne troppe che sfiniscono. Non farle fitte che non si leggono. Non leggerle (da cartellino rosso diretto che manco Ronaldo ieri sera …). Non scriverle in inglese (a meno che l’iniziativa non sia internazionale). Fatele (o fatevele fare) belle, ma senza esagerare con gli effetti speciali. Non usate per le conclusioni tramonti sul mare o foto da Instagram. E soprattutto mai, ma proprio mai, ridursi a dire: questa lo so che non si legge (rosso diretto anche in questo caso). Rimedio: preparatele per tempo e fatele vedere a qualcuno cui non va mai bene niente. Di solito è una donna (si può dire?).
- Non avere un messaggio chiaro da trasmettere. Dite subito dove la vostra relazione andrà a parare. E ricordatelo di nuovo alla fine. Una relazione deve avere nella vostra testa mentre la preparate una finalità precisa: tenetela sempre a mente e fate in modo che la relazione la ricordi più volte. Rimedio: nella seconda slide mettete sempre gli obiettivi della relazione. E riprendeteli nella penultima, quella prima del tramonto (tanto so che lo metterete comunque).
- Parlare troppo rapidamente o troppo lentamente o troppo piano. Parlare molto velocemente dipende di solito dalla emozione. Per me è così (ad un corso in cui insegnavo un partecipante mi chiamò fratello mitra). Non è che ci si possa fare molto (dal 1982, anno della mia prima relazione ad un convegno, non sono riuscito a correggermi), ma almeno si può provare a partire quasi lenti. Un tono di voce troppo lento addormenta o, peggio, innervosisce. Ma è un difetto raro. Più frequente è sentirsi dire (da uno che urla): non si sente niente! Rimedio: prova microfono!
- Tentare di dire tutto. C’è una regola non scritta secondo cui il tempo assegnato è sempre troppo poco per esaurire decentemente l’argomento. Provarci ugualmente (a dire tutto) vi farà ricadere nel primo errore (non stare nei tempi). Rimedio: dite qualcosa di significativo e vostro. Starete nei tempi e sarete personali.
- Guardare solo verso il tavolo dei moderatori. Al tavolo dei moderatori (anche se c’è chi vi ha invitato) si guarda ogni tanto. Il resto del tempo si guarda la platea facendola sentire tutta destinataria delle vostre riflessioni. Rimedio: guardate quelli bravi a parlare. Loro hanno fatto i corsi davvero sulla comunicazione in pubblico.
- Ripetere quello che altri hanno già detto. Nei convegni capita spesso di sentire alcune cose ripetute più volte, specie quando l’argomento si presta. Non c’è convegno dedicato agli anziani in cui la piramide demografica attuale e futura non venga presentata più volte. Basta dire: “se non sapete che la popolazione invecchia sempre di più non capisco cosa siete venuti a fare…”. Rimedio: capire bene in anticipo cosa diranno gli altri. Sentite allo scopo l’organizzazione.
- Seguire i consigli di uno che vi dice come si fa una relazione. Non c’è niente di peggio che fare una relazione sulla base dei consigli di qualcuno. Toglie naturalezza. Rimedio: non c’è. Se state leggendo queste ultime righe è ormai troppo tardi!!
Dieci errori da evitare quando fate una relazione ad un convegno
- Scritto da Claudio Maria Maffei
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